【导读】所有的审核员都接受过审核策划、实施和报告的基本培训。遗憾的是，许多审核员只接受过这样的基本培训。在此，我提出十条规则，或者说，你也可以将其视为指南。如果遵循这些指南，你将大大提高审核的有效性。

规则一：让受审核方成为审核组的成员

让受审核方感觉自己就是审核组的成员要避免这样的开场白，“不要担心，我们不是来这里审核你们，而是审核你们的体系的。”

而应该说：“我们要对××过程进行一次评估，争取识别过程的不足之处或者改进的机会。为此，我们需要你们的帮助。希望你们带我们走一遍整个过程，并解释它是如何运行的。我们可能需要你们回答一些问题或出示一些相关的记录。如果有什么不足之处或者你们认为会有让过程变得更好的改进措施，我们也愿意听听。如果你有什么问题，请随时提出来。可以吗？”

这样的开场白听起来更真诚，真正反映出受审核方的角色，还让受审核方成为审核组的成员，事实上也应该如此。

这条规则的运用，应该让受审核方不但愿意接受审核，而且还乐意积极协助审核。

规则二：漏斗法面谈策略

审核员在与受审核方面谈中，可以问三大类问题：开放式、封闭式和澄清性的问题。

评估开始时，先问一些泛泛的开放式问题，审核员从开放式问题中得到的信息比封闭式问题多得多，然后采用澄清性的问题来弥补遗漏。封闭式问题需要回答是或否，或者明确对或错。所以受审核方在回答封闭式问题时面临的“折戟沉沙”的机会更大。

通过运用这种方式，开放式、封闭式和澄清性的问题，就构成了我们所谓的漏斗法面谈策略。采用漏斗法能够提高审核效率，在最短的时间内获得最多的信息，而且也让受审核方感到更安全，在与审核员面谈过程中逐渐放松，积极配合。

规则三：做一个积极的倾听者

积极倾听的重要性不能过分夸大。人们常常提到的一条经验是，审核员在审核过程中应该只花10%的时间来说话，而用90％的时间去倾听。

根据相关研究获得的令人担忧的统计数据显示，所有谈话交流中有近70%都被误解了。虽然在这些错误的沟通中，大部分对日常交往不会产生重大的影响，但是审核中的错误传达就会对受审核方和审核员双方的信誉造成破坏性的影响。简而言之，审核员必须做一名积极的倾听者。

规则四：永远不要让受审核方挑选抽样

许多审核员会让采购经理列举提供不合格产品的供应商的例子。这样一来，受审核方就可以自己选择抽样，而这样就永远发现不了问题。

可取的办法是，在审核采购部门之前先审核收货部门，通过收货部门的记录发现几个进货产品问题的例子。如果审核员想在与采购经理的面谈中实现这一要求，可以明确要求采购经理出示这次访问收货部门发现的供应商问题的档案记录。

审核员应该检查其检查单上的每一个问题，然后自问，“我将如何验证受审核方的回答？我是否知道需要什么，以及如何选择抽样？”如果答案不确定，审核员应该制定验证策略，并将其纳入检查单。

规则五：永远要通过现有的美元价值来识别审核发现的真正作用

优秀审核员与普通审核员的不同之处在于，前者能够将审核发现与真正的结果联系起来。他们能够将审核发现从技术违规转变为影响组织的问题，他们能够引起管理层的注意，并获得管理层的支持。

审核员应该总是努力确定不足之处是否对组织产生影响，如果是，其程度如何。

规则六：永远要与受审核方确认你的审核发现

在离开之前，审核员永远应该将审核发现告知受审核方。这一点在你认为发现了不符合时尤其重要。

告知审核发现，可以避免因沟通不畅导致的无效发现。记住，所有交流内容中有70%存在误解。训练有素的审核员如果积极倾听，能够大大减少误解的概率。但事实上，有时我们恰恰不理解对方要表达的意思，或者对方不理解我们。有时候，我们认为发现了不符合，但事实上并没有发现。

在结束审核之前或者在发现问题时，要当场与受审核方沟通，这样做可以让受审核方有机会纠正可能导致发现无效的任何误解，也保护了你作为审核员的利益。