规则七：不要舍本逐末

不要记录没有用的内容。什么是没有用的内容？这里说的没有用的内容是指行政性质的，对管理体系的绩效没有任何实际影响的审核发现。这样的例子包括明显的笔误、在没有要求或不必要的情况下在空白处没有标记“不适用”，以及明显可以轻易纠正的行政监督的疏漏。因为这些细枝末节有时违反了相关要求，审核员如何避免将其写入报告呢？简单的回答就是，不要舍本逐末。

关注重要的要求、问题和绩效，不要专注于或者有意去寻找意义不大的小问题。

规则八：在报告中提供充分的背景信息

审核员必须始终牢记他们在为谁写不符合报告。既不是为审核项目经理，也不是为其他审核员，而是为了受审核方的管理者或被审核过程的负责人，为了要采取纠正措施的受审核方的管理者或过程负责人。

管理者或过程负责人在审核员发现问题的时候可能不在场，这就意味着审核报告必须要清晰，并且能够直接追溯到违反的要求。对问题的描述不能留下疑点，必须指出有什么问题以及为什么认为是违反了要求。

规则九：具体指出优势所在

审核员难道不应该在受审核方的出色表现方面给予肯定吗？答案是肯定的。审核员应该指出并肯定受审核方的出色表现，尤其是当这种出色的表现代表着真正的最佳实践时。但是，这样做的规则是一定要有针对性。在给予表扬时，关键在于指出值得表扬的具体做法。

审核员很少有足够的时间全面深入地评估整个体系或过程，也无法能够肯定地说整个审核对象确实很好。

相反，要具体指出你所发现的出色方面。这种出色的表现可能是电子文件化的控制到位，或向文件用户告知文件变更时所采用的方法。总之，不要泛泛而谈。

规则十：审核员的就餐问题

除了审核员需要解决吃饭问题外，还有其他一些问题也与午餐有关，需要妥善解决，尤其是在进行场外审核的时候。这些问题中，最重要的问题是外出吃午餐还是叫外卖餐。

受审核方往往会邀请审核员外出吃午餐。审核组长要权衡接受邀请与完成审核之间的轻重。大多数审核员吃工作午餐，吃饭时讨论审核进展、需要深入审核的内容以及如何调整下午的进度等问题。许多审核员还利用午餐的时间写审核记录。如果审核组外出就餐，这些工作都无法完成。

此外，外出就餐一个小时内难以返回。因为这些原因，大多数审核员倾向于叫外卖餐。当然，对于内部审核而言，这个问题就没有意义了，审核员可以自行决定。

结果：遵循这十条简单规则或者说指南，将有助你更有效更高效地进行审核，同时还有助于向所有参与人员树立更积极的形象。

作者简介：

乔·高塞克（Joe Kause），匹兹堡波因特帕克Point Park学院硕士学位，为美国质量学会的高级会员，同时也是注册六西格码黑带。他著有两本书：《环境管理快速指南：快速创建有效的ISO14001环境管理体系》和《管理体系审核员手册》，由美国质量学会质量出版社出版。