当来自各部门的许多人都必须加入，且需要他们提供技能和投入资源的话。如果没有会议，这个决定是不可能做出来的。

准备阶段
某人需负责组织会议。所有的与会者都必须接到通知，会议的日期、时间和地点都必须很方便彼此。需要设定好议事日程表，并且在会议前完好的发送出去，如果需要某些与会者准备特定的信息或文书工作，必须清楚的标明，且需要设定好适当的截止日期。

开始会议
每个会议都需有一个主席或主持人。通常来说，秘书需要做会议记录（如：与会者名单、会议的开始及结束时间、对上次会议记录的修正、重要的讨论、决定、投票、同意或否决等等）会议记录需在会后发送给所有的与会者。在下一次会议中，与会者需投票接受该会议记录或提出修改方案。

提出信息或对某一行动或决定请求支持
在会上，可能会要求你就确凿的信息发言。或者，你可能得提出几种可行的方案供讨论，也许是对某个提议的推荐，并说出原因。尽量让你的表现非常清晰，符合逻辑。如果你想表达许多观点或选择，你可能想用如下的标志性话语清晰的将它们罗列出来：‘Firstly we could.../Our first option is to...’（首先，我们可以.../我们的第一选择是...）；‘Secondly it could be possible to.../The second possibility is to...’（其次，可能是.../第二种可能是...）；‘Finally...’（最后...）你也可以使用短语，如： ‘Alternatively we could ...’（或者，我么能...）等等。

如果你推荐或极力支持其中的一种选择，请清晰地向与会者表达出来并给出自己的理由：‘I feel that ABC is the best option for us because none of our competitors are able to provide this product/service...’（我认为ABC是我们的最佳选择，因为没有任何一个竞争者能提供这样的产品或服务...）；‘I support XYZ as it offers the best fit to our current product offering...’（我支持XYZ，因为它与我们现在提供的产品非常匹配...）等等 

表达同意
‘I agree with that point…’（我同意那个观点...） 

‘I support that…’（我支持...） 

‘I agree that’s the best option…’（我觉得那是最佳选择...） 

‘I’m wholeheartedly in agreement with that…’（我完全同意...） 

表达不同意
当我们不同意某人的观点时，需要采用尽可能机智和圆润的表达方式！

‘I can understand your point of view, but don’t you think that we should...?’（我能理解您的观点，但是您觉得我们是不是应该...?） 

‘I think it’s a brilliant idea. However, I’m worried that it may be a little ahead of its time. I’m not sure our customers are ready for such a big change to the product’. （我觉得这个想法真棒。但是，我担心它是不是有点超前。我不确定我们的客户是否准备好了接受我们产品如此大的变化）

‘You’ve presented your case well, but I think that…’ （您已经将您的观点表达的非常好，但是我觉得...）

投票表决或达成共识 

如果，讨论完后，很请明显的，大家都同意了：
‘So, we’re all in agreement on this.’（那么，大家都同意了。） 

‘I think we’ve reached a consensus on this issue.’（我觉得大家在这个问题上都达成了共识。） 

‘Are we all agreed on this?’（我们都同意这个观点了吗？） 

如果有不同的观点，可能需要投票
‘Let’ take a vote on this. All those in favor of the proposal say “Aye”/”Yes”. All those against the proposal say “Nay”/”No”.’ （让我们投票表决吧。所有同意这个观点的人请说“是”。所有否定这个观点的人请说“否”。）

‘Let’s have a show of hands for the proposal. Now let’s see a show of hands against the proposal.’（让我们举手投票表决吧。现在，请否决的人举手表态。） 

‘The proposal is carried (agreed)/not carried (= not agreed).’（这个提议将实行或无法实行。） 

圆满结束会议

‘That’s all for today/for this meeting’（今天的会议就到此结为止）。 

‘That wraps it up.’（会议圆满结束。） 

‘The meeting is adjourned.’/’Meeting adjourned.’（会议休会了）